社内の承認手続きが終われば、次は取引先と契約を締結することとなります。すべての商取引は契約によって行われており、商売とは一つ一つの契約の積み重ねということができます。ところが通常の取引において、完全な形で契約書を作成して、それに基づいて商品の売買を行っていることは意外に少ないのが実情でしょう。
しかし、ひとたび販売先と利害が対立し紛争が発生すると、契約の思わぬ不備が発覚し、会社に大きな損害をもたらす場合もあります。
契約書をしっかり整備し、契約・取引が存在したことの証拠を確実に残し、自社にできるだけ有利な形で締結してトラブルを事前に回避することで、日頃から取引の安全を図っておけば、いざというときに債権の保全・回収につながり、多大な損害を回避することができるのです。
売買に関わる契約書には、基本契約書と個別契約書があります。数種類の商品が、何回も継続して売買されるような取引では、個々に細かな契約書を作成することは面倒です。そのため、取引開始時に、将来の継続的取引のすべてに共通して適用される条件をまとめて基本契約書に規定しておき、個別契約は注文書と注文請書だけで行うとスムーズです。
また取引が開始されるごとに、その都度初めから契約書を作成していたら、業務効率が非常に悪くなります。売買契約等の常日頃よく使う契約書は、定型フォーマットを用意し利用を社内に徹底しておくとよいでしょう。
個別契約においては、注文書・注文請書などを取り交わすことが大切です。注文書・注文請書も立派な契約書であり、訴訟になったときにこれらの内容が基礎となった訴訟が進められることになります。また個別の契約内容はトラブルを回避する上でも非常に重要となってくるので、商品引渡し、数量、金額、決済条件などの契約条件については、その都度販売先と確認のうえ正確な記載が必要です。
契約書のほか、取引を証明する書類として、納品書、請求書、物品受領書などがあり、これらの書類も日常の取引において入手・管理しておくことが大切です。
債権がいくらあるかを立証できても、その弁済期が到来していない場合、販売先が倒産の危機に瀕しているのに、代金支払を請求することができないという状況に陥ってしまうこともあります。そこで、次に挙げる債権保全回収に必要な条項を契約書に記載しておくことが重要になってきます。
- 期限の利益喪失条項
通常、契約では支払期日が決められていますが、逆にいうと債務者はその支払期日までは代金を支払わなくてもよいこととなります。この猶予のことを「期限の利益」といいます。支払期日までは代金支払を拒否することができます。
しかし、販売先の信用状態が悪化した場合には、期日まで待っていてはスピーディな回収ができません。したがって、この期限の利益喪失条項を設け、倒産・手形不渡り・その他信用状態の悪化が発生した際は、直ちに期限の利益を喪失させ、支払を受けられるようにします。 - 契約解除条項
販売先の債務不履行による解除などは法律に定められていますが、緊急時には不十分であるため、別途契約に定めて契約を解除できる条件の範囲を広げておく必要があります。
具体的には手形不渡りなど信用不安の兆候が現れた場合には、一方的に契約を解除でき、売った商品が販売先にある場合は引き揚げたり、契約はあるが納入していない商品は出荷を中止したりするなどの対応ができるようにします。また、契約解除により損害賠償請求ができる旨を規定するのが通常です。 - 相殺予約条項
相殺とは、販売先に対して債務と債権の両方を有している場合に、債権・債務を対等額にて消滅させる行為をいいます。売り買い両方がある場合は、債務が担保的な役割を果たします。
支払期日が到来していない債権についても相殺が行えるよう、特約を入れておくと強力です。 - 遅延損害金請求条項
買主が支払いを怠るなどの債務不履行をした場合に、そのときから債務の完済まで一定の利率の損害金支払義務を課すことで、買主に間接的に支払いを促すことが第一目的の条項です。
しかし、実際には主債務の履行ができない買主に損害金の支払いができるわけがありません。とはいえ、倒産手続の中で債権者として権利行使するときには、対外的な債権額は大きいほど影響力も行使しやすく、また清算時の配当受領も債権額按分となりますので、メリットは少なくありません。 - 合意管轄条項
不幸にして紛争が生じて裁判になった場合、通常は相手方の所在地を管轄する裁判所に提訴するのが一般的です。しかし、遠方の場合は、そのコストは馬鹿にできません。あらかじめ自社の都合の良い近くの裁判所を管轄裁判所としておくと便利です。
これら以外には、所有権留保条項、追加担保の提供条項、連帯保証人条項なども有効と言えますが、販売先に対して自社の立場が強くない限り、契約に盛り込むことは難しいかもしれません。しかし、トライしてみることも大切です。